Как выстроить систему стандартов и контроля качества там, где раньше всё держалось на личных договорённостях

О проекте

Основная сложность проекта была не в отдельных показателях, а в самой природе бизнеса: частная практика хирурга — это не отдел с выстроенными процессами, а два администратора и сам врач, где годами всё решалось по личной договорённости, а не по системе. Большинство документов по медицинской специфике уже существовало, но не было ни архитектуры процесса сопровождения пациента, ни стандартов работы администраторов, ни контроля качества. При этом цена ошибки здесь особенно высока — она напрямую связана со здоровьем пациента: важно, чтобы администратор корректно и вовремя вёл каждый этап (сдача анализов в срок, полная подготовка к операции, постоперационное сопровождение). Проект длился 2 месяца.

Проблемы


Не было ни одного задокументированного стандарта работы администратора — всё держалось на личном опыте и договорённостях внутри маленькой команды
Вся работа велась в лидах без структурированных этапов сопровождения пациента, из-за чего даже базовые показатели не считались корректно
Пациенты подолгу «зависали» на начальных этапах без движения к консультации и подготовке к операции
Высокая цена ошибки: пропуск срока анализов или этапа подготовки — риск для здоровья пациента, а не просто потерянная сделка
Работа администраторов не контролировалась и не проверялась на качество

Решение


- Спроектирована структура этапов сопровождения пациента (консультация → подготовка к операции → согласование даты → постоперационное сопровождение) — впервые вместо неструктурированной работы в лидах
- Разработаны регламенты и стандарты работы администраторов, в первую очередь — на начальных этапах, где пациенты чаще всего «зависали»
- Внедрена система контроля качества: регулярные проверки корректности ведения каждого этапа, выявление ошибок, постановка задач на исправление, разбор ошибок и точечное обучение администраторов по итогам проверки

Результат и сроки достижения

29 → 23днясокращение срока прохождения воронки, пациенты стали быстрее проходить начальные этапы
11,5% → 43,4%рост доли качественно обработанных обращений, результат внедрения стандартов и контроля
36% → 68%рост качества ведения этапов, по чек-листу проверки работы с потребностями пациента
  • Впервые внедрена система стандартов и контроля качества в практике, где раньше всё держалось на личных договорённостях
  • Срок прохождения пациентом воронки сокращён с 29 до 23 дней
  • Доля качественно обработанных обращений выросла с 11,5% до 43,4%
  • Качество ведения этапов сопровождения пациента выросло с 36% до 68%
  • Администраторы обучены работе по регламенту и прошли точечное обучение по итогам разбора ошибок