Оцифровка эксперта / база знаний

Не было базы знаний — платформа Platrum выбрана, но не использовалась.
Критическая ситуация: увольнение логиста без готовой замены, 5 дней на передачу дел, весь опыт — только в голове одного человека.
Высокая цена ошибки: зарубежные поставки, таможенные процедуры, документооборот.
За пределами этой ситуации — системный риск: компания в целом зависела от отдельных ключевых сотрудников, не было стандартов и метрик контроля.

За 5 дней снят полный функционал логиста: все процессы пошагово, с образцами всех сопровождающих документов (поставки, таможня).
После найма замены — адаптация нового сотрудника по готовым материалам (первый кандидат не справился, со второго — адаптация прошла успешно за 3–5 дней по тем же материалам).
Далее — системное описание ещё пяти должностей: технический специалист, бухгалтер, руководитель отдела продаж, специалист по подбору, кладовщик, администратор.
Для специалиста по подбору — обучение HR: 8 онлайн-уроков с практическими упражнениями + консультации в период адаптации новых сотрудников.
Сейчас — разработка функциональной инструкции для операционного директора; сотрудничество продолжается на регулярной основе.

- Высокая цена ошибки на производстве при отсутствии единого источника лучших практик
- Знания о правильных решениях рассеяны по множеству нормативных документов, без единой выжимки
- Опыт исполнительного директора не задокументирован; сам он был открыт к передаче знаний, но выделить его свободное время оказалось сложной задачей
- Высокая текучесть кадров: 40 часов личного времени РОПа на адаптацию каждого нового сотрудника в течение 2 недель
- Отделу продаж и проектировщикам не хватало систематизированного обучения по процессу

- Опыт снят не только с исполнительного директора, но и с других ключевых носителей знания
- Работа с исполнительным директором выстроена сессиями по 20–40 минут, заранее поставленными в план — единственный формат, который реально удавалось получить при его загрузке
- Составлена технология строительства — пошаговое руководство с конкретным решением по каждой задаче вместо перелистывания сводов норм
- Разработаны обучающие треки для менеджеров отдела продаж и проектировщиков
- Внедрена LMS Platrum, все материалы перенесены на платформу
- Автоматизирован процесс ввода в должность — вплоть до аттестационных мероприятий
- Обучена HR-команда администрированию платформы и технологии обучения — для самостоятельной поддержки системы после завершения проекта
- Срок внедрения — 3 месяца; проект завершён на этапе полной передачи технологии внутреннему HR-специалисту